De Wwft-check?
Het register weet.
Uw cliëntdossiers staan in mappen. Een map kan u niet vertellen of uw cliëntenonderzoek compleet is, wat wanneer verloopt of wie u nog een document schuldig is — een register wel. Bewijs hoort in een bewijsarchief, dus het gaat document voor document de kluis in.
Wat de map weet
- paspoort_scan.pdf
- KvK-uittreksel-2023.pdf
- beschikking_30procent.pdf
- opdrachtbevestiging.pdf
Vier bestanden. Geen status, geen datums, geen bewijs — en geen manier om te zien dat een vijfde document nooit is opgehaald. Om te weten of u een geldige paspoortkopie heeft, moet iemand de map openen en lezen.
Wat het register weet
Cliëntscore62| Document | Status | Verloopt |
|---|---|---|
| Paspoort / ID-kopieWwft-verplicht | Aanwezig | 12 FEB 2027 |
| KvK-uittrekselWwft-verplicht | Verloopt | 04 NOV 2026 |
| 30%-beschikking | Verloopt | 30 JUN 2027 |
| Opdrachtbevestiging | Aanwezig | — |
| UBO-registeruittrekselWwft-verplicht | Ontbreekt | — |
Eén ontbrekend Wwft-verplicht record zet de cliënt op rood, wat de score verder ook zou zijn.
Dezelfde vijf documenten, als records. Volledigheid is een getal, geldigheid een datum, en een ontbrekend Wwft-verplicht stuk kunt u niet over het hoofd zien.
Demonstratiegegevens — geen echte cliënt
Wat de Wwft echt van u vraagt
Voert u administratie, belastingaangiften, salarisadministratie of corporate services uit, dan bent u instelling in de zin van de Wwft en houdt het BFT toezicht. Drie verplichtingen dragen het hele register.
Cliëntenonderzoek: ken de cliënt én wie erachter zit
Identiteit vastgesteld en geverifieerd, rechtsvorm en registratie bij entiteiten, iedere uiteindelijk belanghebbende geïdentificeerd en geverifieerd, doel en aard van de relatie, en een risicoclassificatie die u kunt onderbouwen.
Kunnen aantonen wat u gedaan heeft
De gegevens én het verificatiebewijs zijn vastgelegd en vindbaar. Volledigheid die u niet kunt aantonen, heeft u niet.
Vijf jaar bewaren, daarna vernietigen
Vijf jaar na het einde van de relatie moet het dossier er nog zijn — en daarna moeten de persoonsgegevens weg, want waar de bewaarplicht ophoudt, neemt de AVG het over.
Het voortdurende monitoren is waar kantoren op worden aangesproken: het dossier moet actueel blijven, niet alleen kloppen op de dag dat het is aangelegd.
Hoe het werkt
Vijf onderdelen. Eén daarvan vraagt u wél iets te verplaatsen — het bewijs, met opzet, en alleen het bewijs.
- 01
Bewijs hoort in een bewijsarchief
Uw werkmappen blijven van u. Wat het dossier moet aantonen gaat naar een aparte kluis in de EU — bewust geüpload, document voor document, want een automatische sweep zet een e-mail weg als paspoort. Er wordt niets in bulk overgezet.
- 02
De checklist bouwt zichzelf
Rechtsvorm en de diensten die u levert bepalen welke documenten het cliëntenonderzoek vraagt. Een B.V. krijgt de corporate set, een particulier de expatset. Niemand onderhoudt nog een spreadsheet.
- 03
Volledigheid wordt een getal
Wwft-verplichte stukken wegen driemaal, dienstspecifieke tweemaal, wenselijke eenmaal. Geldig telt vol, verlopend half, ontbrekend niet — en een ontbrekend verplicht stuk zet de cliënt hoe dan ook op rood.
- 04
Verlopen wordt geen verrassing meer
Elke datum wordt bewaakt. Een paspoort, een verouderend KvK-uittreksel, een aflopende 30%-beschikking — elk daarvan passeert zijn drempels ruim voordat het uw probleem wordt.
- 05
U bepaalt hoe vaak er hercontrole is
Het register controleert zichzelf — of de kluis nog elk document bevat dat het dossier claimt — zo vaak als u wilt, zonder kosten per controle, en één keer per dag leest het bestanden byte voor byte uit de kluis terug, want metadata alleen bewijst niets. Opnieuw toetsen aan een externe bron wordt per controle afgerekend: een Handelsregisteropvraging, een sanctie- en PEP-screening. U kiest het ritme en ziet wat het kost, in plaats van een abonnement dat het voor u bepaalt.
Wat er staat, wat er komt
KYC Vault draait elke dag op de Wwft-dossiers van een echt kantoor. Het is nog geen afgerond product voor iedereen, dus hier de eerlijke tweedeling.
Live
- Cliëntregister met gewogen volledigheidsscore
- Wwft-checklist per rechtsvorm en dienstenmix
- Documentkluis in de EU, document voor document gevuld
- ID-kopieën automatisch uitgelezen, daarna met de hand gemaskeerd
- Sanctie-, PEP- en adverse-mediascreening — wanneer u erom vraagt, en ten minste elke zes maanden opnieuw, afgedwongen door het register
- Screening van de cliëntentiteit én van de personen erachter
- Elke vraag als rapport: op het scherm, als spreadsheet of als PDF op briefpapier — inclusief het volledige dossier van één cliënt als één overdraagbaar document
- Vervalherinneringen en een weekoverzicht aan het kantoor, automatisch verstuurd
- Cliëntportaal in EN en NL: een eenmalige inloglink, een lijst in gewone taal van wat er nog nodig is, en nooit een document
- Zelfcontrole of de kluis nog bevat wat het dossier claimt — dagelijks echt teruggelezen
- Back-ups teruggezet en geverifieerd in een oefening op een verse server, niet aangenomen — laatste oefening 23 augustus 2026
- Handelsregistercontrole, en onboarden vanaf een KvK-nummer
- Bewaartermijnen, en vernietiging in beide opslagen met bewijs
- Tweestapsverificatie verplicht, en een alleen-lezen auditorrol
- Auditlog op elke wijziging; EU-hosting, toegang op rijniveau
Komt
- Herinneringsmail ook aan de cliënt
- Doorlopende AML-monitoring tussen screenings (een diepere koppeling met de screeningleverancier — tot die tijd draagt het zesmaandelijkse herscreeningsritme hierboven de verplichting)
De komende twaalf maanden
Het enige dat een map nooit kan, is vooruitkijken. Het register weet wat er verloopt vóórdat het verloopt.
- AUG 262
- SEP 260
- OCT 265
- NOV 263
- DEC 261
- JAN 277
- FEB 274
- MAR 270
- APR 272
- MAY 276
- JUN 273
- JUL 271
Illustratieve verdeling, geen gegevens van een cliënt.
Waar de gegevens staan
Gehost in de EU
De applicatie en de documentkluis staan in Frankfurt, Duitsland; foutmonitoring draait in een Amsterdams datacenter. Alles binnen de EU.
ID-kopieën gemaskeerd, originelen vernietigd
Zodra een ID-document is uitgelezen, wordt de kopie in de kluis met de hand gemaskeerd en het ongemaskeerde origineel vernietigd. Strenger dan de wet strikt vereist — een gekozen positie, en uitlegbaar bij een inspectie.
BSN afgeschermd, alleen beheerders
Het BSN staat in een aparte tabel die alleen voor beheerders toegankelijk is, wordt uit het auditlog gefilterd en verschijnt nooit in een rapportage of e-mail.
Toegang vraagt twee factoren
Elke aanmelding van een medewerker vereist een wachtwoord én een authenticatorcode, en de database zelf antwoordt niet zonder beide — het is niet alleen een inlogscherm. Een auditor kan een alleen-lezen rol krijgen: elk record zichtbaar, niets te wijzigen.
Early access
We openen KYC Vault voor een klein aantal Nederlandse kantoren. Laat een adres achter, dan nemen we contact op voordat het breder opengaat.